KURS OG OPPLÆRING I VÅRE PRODUKTER

Vi tilbyr skreddersydde kurs for nye og eksisterende kunder.

Detaljert informasjon om våre kurs finner du under våre tilleggsprodukter på denne siden.

VIDEOGUIDER

Vi har lagd en rekke videoguider som forklarer funksjoner i Extensor 05 og bruken av disse.

Disse er dermed kun tilgjengelig for våre kunder og krever derfor et passord for å få se.

Våre videoguider finner du her: Videoguider

BRUKERMANUALER

Her finner du linker til våre brukermanualer, som tar for seg funksjonaliteten innenfor fagfeltene Helse, Rehabilitering, Bedriftshelsetjeneste,  Friskliv og Trening. Brukermanualene kan lastes ned i pdf-format.

Type Målgruppe Manual 1 Manual 2
HELSE: Store og små helse-virksomheter, tverrfaglige klinikker Hovedmanual HELFO-oppgjør (fysio & kiro)
REHAB: Rehabiliteringssentre Superbruker Basisbruker
BHT: Bedriftshelsetjenester Superbruker Basisbruker
FRISKLIV: Frisklivssentraler Basisbruker
TRENING: Treningssentre Basisbruker

OFTE STILTE SPØRSMÅL (FAQ)

Her vil du kunne finne svar på vanlige spørsmål knyttet til bruken av Extensor 05. Klikk på spørsmålene for å lese svarene.

OBS. Noen av linkene krever pålogging. Ta kontakt med Extensor for å få brukernavn og passord.

INSTALLASJON & OPPDATERING

- Hvordan oppdaterer jeg Extensor 05 til nyeste versjon?

Se link til nedlasting av siste versjon og vår oppdateringsveiledning her

- Hvordan oppdaterer jeg takstplakaten i Extensor 05?

I de fleste tilfeller kan man laste inn nyeste takstplakat direkte fra Extensor 05. Da gjør man følgende:

– Gå på Fil -> Søk etter oppdateringer -> Oppdatere koder

– Velg ønsket takst/kodeoppdatering. I dette tilfellet velger vi Fysioterapitakster.

– Hak på i begge boksene «Tving oppdatering» og «Oppdater fra internet».

– Trykk «Oppdatere koder». Når oppdateringen er gjort står det «Ferdig!» nederst.

– Trykk «Lukk» når du er ferdig å oppdatere koder.

– Den nye takstplakaten er nå lagt inn i Extensor 05. Restart Extensor for å aktivere denne.

- Hvordan legger jeg inn fastlege- lister i Extensor 05?

I de fleste tilfeller kan man laste inn fastlege- liste (pr fylke) direkte fra Extensor 05. Da gjør man følgende:

– Gå på Fil -> Søk etter oppdateringer -> Oppdatere koder

– I nedtrekksmenyen velger man ønsket fylke.

– Hak på i begge boksene «Skriv over selv om de allerede er oppdaterte» og «Hent koder fra web».

– Trykk «Oppdatere koder». Når oppdateringen er gjort står det Ferdig! Trykk «Avbryt».

– Fastlege- listen er nå lagt inn i Extensor 05. Det er ikke nødvendig å restarte Extensor for å aktivere listen.

- Kan jeg bruke Extensor 05 på Mac?

Extensor 05 er et windowsprogram, men man kan kjøre det på Mac såfremt man bruker nødvendig tilleggsprogramvare. Vi anbefaler (i prioritert rekkefølge):

1. Apple Boot Camp. Dette er et program som følger med Mac`en. Bruker man dette kan man installere Windows på en egen partisjon, og starte opp Mac`en i Windows istedet for OSX. Maskinen vil da oppføre seg helt likt som en PC med Windows. Man kan også velge å starte Mac`en opp i OSX, men da vil man ikke kunne bruke Extensor.

Link til Boot Camp:

http://www.apple.com/no/support/bootcamp/

2. Parallels Desktop. Bruker man dette så kjører man Windows operativsystem virtuelt i OSX. Parallels er et program man kjøper og installerer på Mac`en, og det gjør at man kan kjøre både OSX og Windows samtidig. Maskinen vil da virke noe tregere enn ved Apple Boot Camp.

Link til Parallels:

http://www.parallels.com/landingpage/pd/general/?utm_nooverride=1&gclid=CKfZmJznkbsCFchY3godb0oALg

BACKUP

- Hvordan tar jeg sikkerhetskopi (backup) av pasientdatabasen min?

- Hva gjør jeg hvis jeg får feilmelding om mellomlagring?

Når man tar sikkerhetskopi av databasen så vil programmet Extensor Backup gjøre en midlertidig lagring av backupfilen, før denne lagres på den plasseringen man har angitt (f.eks en minnepinne). Denne midlertidige lagringen skjer skjult for bruker, og merkes ikke hvis alt går ok. Mellomlagringen krever dog at man har rettigheter til å skrive til den midlertidige mappen; hvis dette ikke foreligger får man feilmelding. Da kan man omgå hele problemet ved å angi en annen midlertidig plassering. Det gjøres på følgende måte:

Klikk på «Avansert»:

Da får du opp dette vinduet. Klikk på firkanten (innringet):

Bla deg frem til «Lokal disk (C:)» under Datamaskin, og marker denne:

Klikk på «Opprett ny mappe», og gi mappen et passende navn, f.eks «Extensor Temp». Sørg for at denne mappen er markert, og klikk OK.

Du kommer da tilbake til Backup-programmet, og sikkerhetskopi kan nå kjøres uten at man får feilmelding om mellomlagring.

BETALINGSTERMINAL

- Hva gjør jeg hvis betalingsterminalen ikke reagerer?

DIVERSE

- Hvordan legger jeg logo inn i Extensor 05?

Man kan legge sin egen logo inn i systemet, både på fakturaer man sender ut og på brev og dokumenter.

For å legge inn logo på fakturaer:

  1. Gå inn på Hjelp -> Vis Lisensinformasjon -> Logo.
  2. Hent opp ønsket logo. Gyldige filtyper er jpg, bmp og gif.
  3. Når filen er hentet frem går du til «Informasjon om virksomheten», markerer «Send inn endret informasjon» og klikker «Utfør». Vent noen sekunder til vinduet lukkes.
  4. Avslutt Extensor, og start på nytt. Den nye logoen er nå aktivert.

For å legge inn logo på Notater eller Dokumenter (Brev):

Gå inn i Extensor 05, finn Journal -> Brev/Dok./Blanketter. Åpne ønsket brevmal. Benytt funksjonen “sett inn bilde” fra verktøylinjen. Hent logoen derfra, og hak på i boksen “sett inn som fiksert objekt”. Når logoen er satt inn kan man trykke Alt-knappen og dra bildet til ønsket plassering i dokumentet. Det er mulig å legge inn ulike logoer på de ulike malene.

PS. I notater og dokumenter finnes det et flettefelt som heter “Virksomhetens logo”. Denne funksjonen har en del begrensinger; logoen settes ikke inn som fiksert objekt, noe som medfører at det ikke er mulig å tilpasse tekst rundt logoen eller å flytte logoen. For de aller fleste vil derfor ovennevnte løsning fungere best.

- Hvordan registrere D-nummer på en pasient?

Hvis man skal registrere en pasient som ikke har et norsk personnummer, kan man registrere pasienten inn med et D-nummer. Dette er et 11-sifret nummer som pasienten får tildelt av en offentlig godkjent rekvirent, for eksempel Skatteetaten.

For å registrere pasientens D-nummer setter man i stedet for
fødselsdato inn [fødselsdato + 40] inn i “Født”-feltet. Hvis pasienten
f.eks er født 12.03.51 setter man inn 52.03.51.

Man får da opp dette vinduet:

Dette svarer man JA på.  Da korrigeres fødselsdatoen til riktig dato, og de 6 første sifrene i D-nummeret føres over til det feltet som normalt sett brukes til personnummer, men som nå omdøpes til D-nummer.

Til slutt setter man inn de 5 siste sifrene i D-nummeret, og lagrer pasientens personalia.

- Hvordan resette passord?

Har man glemt passordet sitt i Extensor 05, kan man resette dette ved hjelp av et tilleggsprogram. Link for å laste ned dette programmet finner du i punkt 1 på oppskriften nedenfor. Linken er i utgangspunktet deaktivert, men kan aktiveres ved å at man kontakter Extensor på tlf 755 33 300 og ber om dette.
Grunnen til at linken må aktiveres er at Extensor ønsker sporbarhet i forhold til dette, slik at ikke uatorisert passordbytte forekommer.

Oppskriften for å resette passordet:

1. Last ned og installer (kjør) programmet via denne linken.

2. Når starter programmet får du opp en dialogboks hvor du kan velge hvilken brukerkonto du vil nullstille passordet på:

3. Passordet er nullstilt

4. Start Extensor 05

5. Velg rett brukernavn, ikke fyll ut passord og logg på

6. Du vil da få opp en dialogboks hvor du kan lage deg et nytt passord

- Feil med planlegger i Windows 10

Grunnet endringer av klokkeformatet når man oppdaterer til Windows 10, kan det hende man får en rekke feilmeldinger i Planlegger. Dette skjer fordi klokkeinnstillingene endrer seg til å bruke punktum (14.32) isteden for kolon (14:32) og dette liker ikke Planleggeren i Extensor.

For å rette dette må du gå inn i Kontrollpanelet i Windows og velge «Område». Der trykker du knappen for «Flere innstillinger…» og deretter fliken «Klokkeslett». Under «Tidsformater» (ikke boksen for «Eksempler» øverst) bytter du ut punktum med kolon slik at det står «HH:mm» og «HH:mm:ss». Deretter klikk «Bruk» og så «OK» på alle boksene for å lukke dem. Når du så åpner planleggeren inne i Extensor igjen skal den da komme som normalt.

HELFO

- Hvordan korrigere avviste HELFO-regninger?

Hvis HELFO sender regninger i retur som følge av feil, må man korrigere disse og sende de inn på nytt. Fremgangsmåten for korrigering vil variere avhengig om det er hele regninga man har fått i retur, eller bare noen konsultasjoner på regninga.

Har man fått hele regninga i retur skyldes det ofte ugyldig diagnose, ugyldig personnummer eller feil i takstbruk. Er det enkeltkonsultasjoner som er avvist så skyldes det som regel feil i takstbruken på disse.
I det følgende beskrives begge scenarioene:

Korrigere ei avvist regning

  1. Høyreklikk på den aktuelle samleregningen, og marker den som IKKE innsendt.
    Samleregningen vil da flyttes fra Innsendt til Til behandling.
  2. Finn regningen som er avvist, høyreklikk på den og marker den som ikke innsendt.
  3. På selve regninga (vindu 3 i HELFO) kan man korrigere årsaken til at regninga ble avvist.
    OBS! Er årsaken ugyldig personnummer må dette korrigeres i Personalia-modulen. Når det er gjort kan man lagre regninga i HELFO, da vil personalia-opplysningene hentes inn på nytt.
    Husk uansett å lagre regninga når man er ferdig med å korrigere.
  4. Koble regninga av samleregningen, ved å ta bort haken i boksen helt til venstre i vindu 2:
  5. Lagre samleregningen. (Hyppig lagring er en god ting)
  6. Gjenta trinn 2-5 på alle avviste regninger på den aktuelle samleregningen
  7. Nå skal beløpet Samlet krav stemme med det man har fått utbetalt, og man kan markere samleregningen som innsendt: Trykk på Send inn-knappen, og trykk «Nei» på spørsmål om man vil kjøre kontroll på oppgjøret.
  8. Gå tilbake til Til behandling, og klikk på NY-knappen. Regningene som ble koblet av vil nå vises i listen over regninger som blir med på neste oppgjør. Man kan selv velge om man vil sende inn avviste regninger separat i et eget oppgjør eller om man bare tar de med på neste månedsoppgjør.

Korrigere en avvist konsultasjon

  1. Registrer den aktuelle samleregningen som IKKE innsendt.
  2. Registrer den aktuelle regninga som ikke innsendt
  3. Rekkefølgen heretter kan man variere, og i dette eksempelet velger vi å korrigere feilen først:
  4. I vindu 3 (og 4) kan man gjøre de nødvendige korrigeringer i forhold til takster. Tips: For å endre takster på flere konsultasjoner samtidig kan man markere disse og trykke F7-tasten.
  5. Nå kan man fristille de avviste konsultasjonene fra regninga. Dette gjør man ved å klikke bort haken i boksen til venstre for beh.dato:

    (For å kunne se disse konsultasjonene i listen nå må valget «skjul frie» være avhaket.)
  6. Husk å lagre regningen.
  7. Gjenta pkt 2-6 på alle regninger som har avviste konsultasjoner.
  8. Lagre samleregningen. Nå skal beløpet Samlet krav stemme med det man har fått utbetalt, og man kan markere samleregningen som innsendt: Trykk på Send inn-knappen, og trykk «Nei» på spørsmål om man vil kjøre kontroll på oppgjøret.
  9. Man vil da få opp vinduet «Frie konsultasjoner», hvor systemet foreslår enten å koble de fristilte konsultasjonene på ei ledig regning, eller å opprette ny regning. I de fleste tilfeller er det bare å klikke påKoble/Opprett.
  10. Man kan nå selv velge om man vil sende inn avviste konsultasjoner separat i et eget oppgjør eller om man bare tar de med på neste månedsoppgjør.

- Hvordan dobbeltsjekke HELFO-oppgjøret?

Etter at HELFO-oppgjøret er ferdigstilt og markert som innsendt, kan man gjøre en dobbeltsjekk for å se at man har fått med seg alt på oppgjøret.

For å gjøre en slik dobbeltsjekk gjør man følgende:

  1. Gå til Regnskap ->Omsetning/Innbetaling (velg Omsetning, ikke innbetaling) og sett samme tidsperiode som HELFO-oppgjøret.
  2. Klikk på «Type» slik at alle refusjonskonsultasjoner ligger for seg selv, under «Total Trygderefusjon».
  3. Klikk på pluss-tegnet helt til venstre (rød sirkel) på linjen for Trygderefusjon, slik at alle refusjonsbeløpene vises.
  4. I kolonnen «Betalt dato» (gul sirkel) vil du se en mengde konsultasjoner med samme dato som HELFO-oppgjøret. Disse konsultasjonene ER med på HELFO-oppgjøret. Alle konsultasjoner som ikke har denne datoen – evt mangler dato – er ikke med på oppgjøret. For å lettere se hvilke konsultasjoner som evt ikke er med kan man klikke på kolonne-tittelen (Bet.dato), slik at visningen sorteres etter betalingsdato, da vil alle konsultasjoner som ikke er med ligge etter hverandre, se bildet under. Åpner man konsultasjonen eller regningen de er knyttet til vil man som regel finne årsaken til at de ikke er med.

- Hvorfor avviker summene HELFO-oppgjør vs omsetning?

De aller fleste sender inn HELFO-oppgjør ved månedsavslutning. I den forbindelse er det mange som lurer på hvorfor summen på oppgjøret kan avvike fra summen av refusjoner i samme periode. Da sammenlikner man gjerne summen på HELFO-oppgjøret med omsetningssummen i Regnskap -> Omsetning/Innbetaling.

Det er i praksis ingen selvfølge at refusjonskravet til HELFO er identisk med (trygde)omsetningen for samme periode. Oppgjøret kan være større eller mindre enn omsetningen. Da gjelder følgende:

– Er oppgjøret større enn omsetningen så er det konsultasjoner utenfor tidsperioden som blir med på oppgjøret. Dette kan skyldes:

  • Oppgjøret innholder konsultasjoner som ble avvist på f.eks forrige månedsoppgjør (man har korrigert dette og sender inn konsultasjoner på nytt). Da blir neste oppgjør større enn månedsomsetningen.
  • Fysioterapeuter: Hvis man venter med å sende inn konsultasjoner til en pasient som ikke har fremvist henvisning før oppgjøret skal sendes, vil refusjonsbeløpene til denne pasientens konsultasjoner komme med først på neste oppgjør, og dermed blir det avvik i summene omsetning/oppgjør.

– Er oppgjøret mindre enn omsetningen så er det noen konsultasjoner som står i planleggeren MED refusjon, men som likevel ikke blir med på oppgjøret. Dette kan ha ulike årsaker, bl.a. disse:

  • For kiropraktorer: Konsultasjon nr 15 står med refusjon, disse blir ikke med i nav-oppgjøret pga begrensningen på 14 beh pr pas. Løsningen da er å gå inn på konsultasjonen og sette «ingen refusjon» på denne.
  • Konsultasjoner står feilaktig knyttet til en annen samleregning. Hvis f.eks en september-konsultasjon står på en regning som er koblet på juni-samleregningen, så vil den naturlig ikke bli med på september-oppgjøret. Dette har vi sett noen eksempler på, og skyldes som regel at man feilaktig har gjort denne koblingen i sammenheng med korrigering av avviste regninger. Løsningen her blir å lokalisere hvilken samleregning konsultasjonen er koblet på, for så å låse denne opp slik at man får koblet av den regningen/konsultasjonen man ønsker å sende inn.
  • Fysioterapeuter: Manglende henvisning gjør at man sender inn noen konsultasjoner på neste måneds oppgjør.