Hvis HELFO sender regninger i retur som følge av feil, må man korrigere disse og sende de inn på nytt. Fremgangsmåten for korrigering vil variere avhengig om det er hele regninga man har fått i retur, eller bare noen konsultasjoner på regninga.

Har man fått hele regninga i retur skyldes det ofte ugyldig diagnose, ugyldig personnummer eller feil i takstbruk. Er det enkeltkonsultasjoner som er avvist så skyldes det som regel feil i takstbruken på disse.
I det følgende beskrives begge scenarioene:

Korrigere ei avvist regning

1. Høyreklikk på den aktuelle samleregningen, og marker den som IKKE innsendt.
   Samleregningen vil da flyttes fra Innsendt til Til behandling.
2. Finn regningen som er avvist, høyreklikk på den og marker den som ikke innsendt.
   
3. På selve regninga (vindu 3 i HELFO) kan man korrigere årsaken til at regninga ble avvist.
   OBS! Er årsaken ugyldig personnummer må dette korrigeres i Personalia-modulen. Når det er gjort kan man lagre regninga i HELFO, da vil personalia-opplysningene hentes inn på nytt.
   Husk uansett å lagre regninga når man er ferdig med å korrigere.
4. Koble regninga av samleregningen, ved å ta bort haken i boksen helt til venstre i vindu 2:
   
5. Lagre samleregningen. (Hyppig lagring er en god ting)
6. Gjenta trinn 2-5 på alle avviste regninger på den aktuelle samleregningen
7. Nå skal beløpet Samlet krav stemme med det man har fått utbetalt, og man kan markere samleregningen som innsendt: Trykk på Send inn-knappen, og trykk «Nei» på spørsmål om man vil kjøre kontroll på oppgjøret.
8. Gå tilbake til Til behandling, og klikk på NY-knappen. Regningene som ble koblet av vil nå vises i listen over regninger som blir med på neste oppgjør. Man kan selv velge om man vil sende inn avviste regninger separat i et eget oppgjør eller om man bare tar de med på neste månedsoppgjør.

Korrigere en avvist konsultasjon

1. Registrer den aktuelle samleregningen som IKKE innsendt.
2. Registrer den aktuelle regninga som ikke innsendt
3. Rekkefølgen heretter kan man variere, og i dette eksempelet velger vi å korrigere feilen først:
4. I vindu 3 (og 4) kan man gjøre de nødvendige korrigeringer i forhold til takster. Tips: For å endre takster på flere konsultasjoner samtidig kan man markere disse og trykke F7-tasten.
   
5. Nå kan man fristille de avviste konsultasjonene fra regninga. Dette gjør man ved å klikke bort haken i boksen til venstre for beh.dato:
   
   (For å kunne se disse konsultasjonene i listen nå må valget «skjul frie» være avhaket.)
6. Husk å lagre regningen.
7. Gjenta pkt 2-6 på alle regninger som har avviste konsultasjoner.
8. Lagre samleregningen. Nå skal beløpet Samlet krav stemme med det man har fått utbetalt, og man kan markere samleregningen som innsendt: Trykk på Send inn-knappen, og trykk «Nei» på spørsmål om man vil kjøre kontroll på oppgjøret.
9. Man vil da få opp vinduet «Frie konsultasjoner», hvor systemet foreslår enten å koble de fristilte konsultasjonene på ei ledig regning, eller å opprette ny regning. I de fleste tilfeller er det bare å klikke påKoble/Opprett.
10. Man kan nå selv velge om man vil sende inn avviste konsultasjoner separat i et eget oppgjør eller om man bare tar de med på neste månedsoppgjør.

Etter at HELFO-oppgjøret er ferdigstilt og markert som innsendt, kan man gjøre en dobbeltsjekk for å se at man har fått med seg alt på oppgjøret.

For å gjøre en slik dobbeltsjekk gjør man følgende:

1. Gå til Regnskap ->Omsetning/Innbetaling (velg Omsetning, ikke innbetaling) og sett samme tidsperiode som HELFO-oppgjøret.
2. Klikk på «Type» slik at alle refusjonskonsultasjoner ligger for seg selv, under «Total Trygderefusjon».
3. Klikk på pluss-tegnet helt til venstre (rød sirkel) på linjen for Trygderefusjon, slik at alle refusjonsbeløpene vises.
4. I kolonnen «Betalt dato» (gul sirkel) vil du se en mengde konsultasjoner med samme dato som HELFO-oppgjøret. Disse konsultasjonene ER med på HELFO-oppgjøret. Alle konsultasjoner som ikke har denne datoen – evt mangler dato – er ikke med på oppgjøret. For å lettere se hvilke konsultasjoner som evt ikke er med kan man klikke på kolonne-tittelen (Bet.dato), slik at visningen sorteres etter betalingsdato, da vil alle konsultasjoner som ikke er med ligge etter hverandre, se bildet under. Åpner man konsultasjonen eller regningen de er knyttet til vil man som regel finne årsaken til at de ikke er med.

De aller fleste sender inn HELFO-oppgjør ved månedsavslutning. I den forbindelse er det mange som lurer på hvorfor summen på oppgjøret kan avvike fra summen av refusjoner i samme periode. Da sammenlikner man gjerne summen på HELFO-oppgjøret med omsetningssummen i Regnskap -> Omsetning/Innbetaling.

Det er i praksis ingen selvfølge at refusjonskravet til HELFO er identisk med (trygde)omsetningen for samme periode. Oppgjøret kan være større eller mindre enn omsetningen. Da gjelder følgende:

– Er oppgjøret større enn omsetningen så er det konsultasjoner utenfor tidsperioden som blir med på oppgjøret. Dette kan skyldes:

• Oppgjøret innholder konsultasjoner som ble avvist på f.eks forrige månedsoppgjør (man har korrigert dette og sender inn konsultasjoner på nytt). Da blir neste oppgjør større enn månedsomsetningen.
• Fysioterapeuter: Hvis man venter med å sende inn konsultasjoner til en pasient som ikke har fremvist henvisning før oppgjøret skal sendes, vil refusjonsbeløpene til denne pasientens konsultasjoner komme med først på neste oppgjør, og dermed blir det avvik i summene omsetning/oppgjør.

– Er oppgjøret mindre enn omsetningen så er det noen konsultasjoner som står i planleggeren MED refusjon, men som likevel ikke blir med på oppgjøret. Dette kan ha ulike årsaker, bl.a. disse:

• For kiropraktorer: Konsultasjon nr 15 står med refusjon, disse blir ikke med i nav-oppgjøret pga begrensningen på 14 beh pr pas. Løsningen da er å gå inn på konsultasjonen og sette «ingen refusjon» på denne.
• Konsultasjoner står feilaktig knyttet til en annen samleregning. Hvis f.eks en september-konsultasjon står på en regning som er koblet på juni-samleregningen, så vil den naturlig ikke bli med på september-oppgjøret. Dette har vi sett noen eksempler på, og skyldes som regel at man feilaktig har gjort denne koblingen i sammenheng med korrigering av avviste regninger. Løsningen her blir å lokalisere hvilken samleregning konsultasjonen er koblet på, for så å låse denne opp slik at man får koblet av den regningen/konsultasjonen man ønsker å sende inn.
• Fysioterapeuter: Manglende henvisning gjør at man sender inn noen konsultasjoner på neste måneds oppgjør.